Tecnova desarrolló el sistema Procedimiento Administrativo Electrónico (PAE) para la SUSESO. El objetivo principal era mejorar la calidad de atención, cobertura y los tiempos de respuesta a la comunidad que acude a esta institución como última instancia de tramitación de sus licencias médicas no pagadas.
Previo a la implementación del sistema, los tiempos de respuesta incurridos por SUSESO, eran en promedio cuatro meses por cada trámite. Dado lo anterior, como meta del proyecto, se definió bajar los tiempos para resolver los trámites a treinta días.
Para lograr las mejoras de tiempo, se digitalizaron cuatro procesos relevantes de la institución, los cuales se llevaban inicialmente de manera manual y en papel. Estos procesos son:
- Asesoría y apertura
- Formación de expedientes
- Resolución y pronunciamiento
- Firma y cierre de caso
Principales Logros
Al digitalizar los procesos se obtuvo como beneficio inmediato una disminución significativa en el uso de papel. Además se logró agilizar los trámites de estos procesos gracias a que tareas rutinarias como asignar actividades, controlar plazos de actividades y compartir información entre los distintos participantes de un caso, se transformaron en tareas casi instantáneas y en línea. También se logró una mejora radical en el control y seguimiento de las solicitudes activas.
Para los usuarios de SUSESO, un beneficio adicional logrado con el proyecto fue la funcionalidad de realizar el seguimiento en línea de los trámites. De esta forma, el ciudadano puede ahorrar tiempo y dinero en este tipo de acción. El impacto del proyecto PAE es tangible y de gran ayuda en términos económicos para los ciudadanos que han tenido que llegar a esta instancia, ya que el dinero de su licencia (seguro médico) llega en mucho menos tiempo.
Por medio de un proceso de mejora continua en la automatización de procesos, durante el 2022 se logró que las respuestas a los usuarios tardan solo 30 días, en lugar de los 120 día que tardaban antes de contar con el sistema PAE. Por otro lado, durante el 2022 SUSESO llegó a procesar 200.000 reclamaciones de fiscalizados y trabajadores. Previo a la existencia del sistema, el volúmen de reclamaciones anuales procesadas era del orden de las 50.000.
Reconocimientos
La implementación del sistema está alineada con la Ley de Transformación Digital impulsando el Estado de Chile. Esta se basa en los pilares de Cero Fila, Cero Papel e Identidad Única Digital. El sistema PAE es fue primer proyecto terminado en este contexto, lo que es motivo de gran orgullo para la SUSESO y Tecnova.
Adicionalmente, éste proyecto fue reconocido en el año 2019 por el Ministerio de Hacienda de Chile y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), en el seminario “El fin del trámite eterno”. Más información en el comunicado de prensa https://bit.ly/2Fc9wyr
Finalmente, se destaca que el sistema PAE fue uno de los tres proyectos reconocidos a nivel mundial en el evento Oracle Open World realizado en septiembre del 2019 en EEUU. En éste, además se entregó una distinción a Tecnova como empresa implementadora. Puedes ver también el comunicado de prensa de este proyecto en el site de Oracle en el siguiente link.
Información Adicional del Proyecto
Al término del proyecto, Mutual de Seguridad, institución privada orientada a la prevención de riesgos y tratamiento de accidentes del trabajo, contrató a Tecnova para integrar sus sistemas con el sistema PAE. Mayor información de este proyecto con la Mutual de Seguridad se puede revisar en Caso Mutual Integra.
